O Tribunal de Justiça de Rondônia vem realizando uma série de ajustes na digitalização dos processos físicos em direção à virtualização dos processos. A ampliação e a aceleração desse procedimento com relação processos físicos têm como objetivo garantir uma digitalização mais confiável e legível, em conformidade com os parâmetros estabelecidos pela Resolução CNJ nº 469/2022, a qual define normas e diretrizes para a digitalização de documentos judiciais e administrativos e recomendações sobre a gestão de documentos e processos já digitalizados.
Para aperfeiçoar esse processo, a Secretaria Administrativa, por meio da Seção de Gestão Documental, orienta sobre requisitos técnicos mínimos que devem ser observados para assegurar eficiência, economia, sustentabilidade e apropriado uso de recursos materiais e humanos.
Todos os processos judiciais ou administrativos digitalizados são inseridos no sistema de gestão documental – Alfresco, que permite rápida recuperação da informação, facilita a pesquisa, viabiliza maior celeridade, e garante a integridade, autenticidade, confidencialidade, disponibilidade e preservação. O sistema também registra informações referentes à digitalização, como horário de acesso ao documento, além de facilitar a disponibilização da versão digital para os interessados.
Requisitos técnicos
Com os requisitos técnicos estabelecidos, a utilização de uma tecnologia de reconhecimento óptico (OCR) no processo de digitalização e o estabelecimento de pontos de controle da digitalização, a qualidade da imagem tem sido aferida e verificada para assegurar a legibilidade, além de reduzir significativamente o tamanho do documento em MegaBytes.
Além da conformidade com a Resolução CNJ nº 469/2022, o PJRO tem trabalhado para que os sistemas se ajustem ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário, Moreq-Jus. Conforme previsto na Resolução, o sistema de gestão documental, também conhecido como GestaoDoc, deve registrar os documentos ou processos/dossiês, digitais e não digitais, utilizando os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade aplicáveis às áreas meio e fim, além de possibilitar a gestão de documentos ou processos/dossiês híbridos, formados por uma parte digital e uma parte não digital.
As ações contribuem positivamente tanto para os advogados quanto para os jurisdicionados e para a Administração, viabilizando o acesso mais fácil e ágil à informação, reduzindo a necessidade de visitar fisicamente o Tribunal. Também há um aumento da eficiência, uma vez que a tramitação digital desses processos tende a ser mais rápida e eficiente, o que reduz os prazos e acelera a resolução de casos. Desta forma, há uma diminuição dos custos com deslocamentos e envio dos processos às comarcas, o que resulta na promoção de mais transparência e segurança, por meio de medidas de controle de acesso.
(Assessoria de Comunicação Institucional/RO)
